Goed slecht nieuws

Als trainingsacteur krijg ik regelmatig de vraag om een slecht nieuwsgesprek te oefenen. Dit soort gesprekken kunnen om allerlei redenen lastig zijn; je wilt de ander geen naar gevoel geven, je ziet op tegen de emoties of twijfelt eraan of je wel empathisch zult reageren.

Tijd om dit type gesprek eens onder de loep te nemen!

Als allereerst de opbouw van een goed slecht nieuwsgesprek.
Er bestaan drie fases:
1). De klap uitdelen. Het brengen van het slechte nieuws;
2). De emotie opvangen.
Luisteren, begrip tonen, stiltes laten vallen en gevoelsreflecties geven;
3). Afronding. Samen kijken naar een vervolgstap en bespreken hoe nu verder.

Fase 2 ervaren wij over het algemeen als de moeilijkste fase. Emoties kunnen zich in allerlei vormen uiten. Woede, verdriet, dichtklappen, onderhandelen, manipuleren. Voor de boodschapper van het slechte nieuws is het de kunst om niet te veel op inhoud in te gaan in deze fase. Laat je niet verleiden om de discussie aan te gaan, maar benoem de emotie die je bij de ander ziet.

Wat betreft de duur van het gesprek geldt de regel: de ontvanger van het slechte nieuws bepaald het tempo. De een heeft meer tijd nodig dan de ander. Wanneer is de ander dan zover om naar de derde fase van het slecht nieuwsgesprek te gaan? Wanneer jij het idee hebt dat de emotie voldoende gezakt is om het over een afronding te gaan hebben. Ben je hier niet zeker van? Check het: zullen we eens gaan kijken wat we nu kunnen afspreken?

Een extra uitdaging: iemand kan ‘terugschieten’ van de derde fase (afronding) naar de tweede fase (emoties). Aan jou de flexibele taak om mee te veren.

Geen zorgen, de ‘ballon van emotie’ wordt kleiner. Iemand wil per slot van rekening ook geen dag rondom de tafel zitten. Hier nog even de belangrijkste tips om de emotie zo snel mogelijk te doen afnemen:
1). Benoem de emotie je ziet bij de ander;
2). Laat een stilte vallen;
3). Herhaal de worden van de ander, vat de ander samen;
4). Blijf met je aandacht bij de ander.

Tot slot, de meeste gemaakte fouten bij slecht nieuws nog even op een rijtje. Lees dit lijstje niet te vaak door, want: wat aandacht krijgt groeit.

Veel gemaakte fouten:
1). Hang yourself methode
De slecht nieuws ontvanger vragen waarom hij of zij denkt dat jullie een gesprek hebben.
2). De pil vergulden
‘Ach, dat valt toch wel mee? Dan kun je nu eindelijk op wereldreis’
3). Enkel de boodschapper
Naar iemand anders wijzen. Iemand anders heeft deze beslissing gemaakt en niet jij.
4). Er valt te onderhandelen
Het slechte nieuws wordt halverwege ingetrokken. Misschien zijn er toch nog mogelijkheden.
5). Begrip vragen
Voor jou als brenger van dit slechte nieuws is het ook heel lastig en vervelend.
6). Uitstellen
Het eerst over hele andere – luchtige – dingen hebben. Waardoor de klap extra hard en onverwachts aankomt.

Bovenstaande ‘valkuilen’ zijn ook leuk (en leerzaam) om binnen een training met trainingsacteur te oefenen. Doe het eens goed fout 😉